В современном деловом мире успех переговоров, тимбилдингов или встреч один на один часто зависит не столько от готовых решений, сколько от умения задавать правильные вопросы. Именно через грамотно сформулированные запросы мы раскрываем потребности партнера, активизируем собеседника, даем ему возможность самоутвердиться и в итоге облегчаем решение задач своей деловой встречи.
В этой статье мы подробно разберем, как готовить вопросы, какие формулировки использовать для переговоров и нетворкинга, а также предложим готовые списки вопросов для разных типов деловых встреч.
Подготовка к деловой встрече: фундамент успешных вопросов
Цели деловой встречи — это конкретные, измеримые результаты, которых вы хотите достичь к ее концу. Они должны соответствовать общей цели (с графиком, KPI и т. д.). Например, встреча для обсуждения запуска нового продукта должна иметь цели, соответствующие увеличению продаж или доли рынка. И вопросы должны работать на эти цели.
За некоторое время до начала деловых встреч проводится сбор необходимой документации. Существуют специальные категории документов, предназначенные для таких случаев. К ним относят:
- Документы со списком вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
- Аналитические записки о контрагенте или сотруднике;
- Чек-листы и повестки дня.
Имея перед глазами структуру, вы избежите неловкого молчания и не упустите важное.
Типы деловых встреч и специфика вопросов
Существует несколько основных классификаций видов деловых переговоров. По характеру проведения они подразделяются на:
- Официальные, проходящие в строгой обстановке и подлежащие документированию согласно протоколу. Здесь требуются четкие, конкретные вопросы о цифрах, сроках и ответственности.
- Неофициальные (рабочие обеды) — проходящие в неформальной, полудружеской атмосфере. Здесь уместны более открытые вопросы, направленные на выстраивание доверия.
Рассмотрим, какие вопросы уместны в разных бизнес-форматах.
Командные встречи и тимбилдинги
Командные встречи — лучшее место для легкой короткой беседы. Несколько простых вопросов в начале помогают активизировать разговор и включить всех участников в диалог. А уже потом, когда ваша команда настроится на нужный лад, можно переходить к серьезным темам.
Вопросы для снятия психологического барьера и сплочения коллектива:
- Если бы ты мог путешествовать куда угодно, куда бы ты поехал прямо сейчас?
- Кто был самый известный человек, которого вы когда-либо встречали?
- Какие новости из сферы наших интересов вас больше всего порадовали на этой неделе?
Встречи 1:1 с сотрудниками
Встречи один на один, критически важный инструмент управления. По данным Аналитического центра НАФИ, 45% работающих россиян в 2023 году столкнулись с профессиональным выгоранием. Встречи 1:1 помогают вовремя это заметить. Важно начать с чего-то легкого, знакомого и отчасти личного, чтобы оценить настрой сотрудника.
Вопросы для проверки состояния (life-check):
- Как вы себя чувствуете в последнее время?
- На чем бы ты хотел(а) сосредоточиться на нашей сегодняшней встрече?
- С чего бы ты хотел(а) начать?
Вопросы об эффективности и обратной связи:
- Вам кажется, что вы получаете достаточно от наших встреч тет-а-тет?
- На ваш взгляд, есть ли что-то, что я мог бы улучшить или изменить в нашем взаимодействии?
- Что бы вы хотели улучшить в наших встречах 1:1?
- Чувствуете ли вы, что компания предоставляет достаточные возможности для обсуждения и разрешения конфликтов?
- Насколько вы довольны доступностью и открытостью руководства для обсуждения важных вопросов?
Переговоры с корпоративными клиентами и партнерами
При проведении маркетинговых исследований корпоративных клиентов или первых встреч с партнерами, руководство по проведению встречи должно содержать тщательно отобранные вопросы. В Азии и Латинской Америке, например, важно начинать с вопросов о ценностях.
Эффективные формулировки для переговоров:
- Как вы пришли к этому решению?
- Что для вас самое важное в партнерстве?
- Скажите, пожалуйста, что вы предпочитаете?
- В чем вы не уверены на текущий момент?
- Какие основные проблемы вы испытываете в текущий момент?
- Какие критерии для вас наиболее важны при выборе решения?
- Почему вы пригласили меня на эту встречу? (откровенный вопрос, проясняющий ожидания)
Нетворкинг и первые знакомства
На конференциях и первых встречах с инвесторами или новыми деловыми контактами важно не выглядеть банально и получить пользу даже из короткого диалога.
3 вопроса для нового делового контакта:
- Над какими проектами вы сейчас работаете с наибольшим энтузиазмом?
- Какие тренды в вашей отрасли вы считаете самыми перспективными?
- Чем я могу быть вам полезен прямо сейчас?
Как формулировать вопросы: лучшие практики
Чтобы вопросы работали, соблюдайте несколько правил:
- Начинайте с малого. Не открывайте встречу с тяжелых или агрессивных вопросов. Дайте собеседнику раскрыться через простой и приятный диалог.
- Используйте открытые вопросы. Формулировки, начинающиеся с «Как», «Почему», «Какие», заставляют собеседника говорить, а не отвечать односложно «да» или «нет».
- Адаптируйтесь под контекст. Мы видим, что внедрение инструментов на базе искусственного интеллекта делает взаимодействие большого количества участников более комфортным. Используйте технологии для анализа встреч, но помните, что эмпатия в вопросах остается прерогативой человека.
- Слушайте ответы. Вопрос не имеет смысла, если вы не внимательно слушаете ответ и не задаете уточняющий следующий вопрос по логике диалога.
Умение задавать вопросы, это настоящий навык, который требует подготовки и практики. Независимо от того, проводите ли вы неформальный рабочий обед, встречу 1:1 с выгорающим сотрудником или жесткие переговоры с корпоративным клиентом, ваши вопросы задают тон и направление беседы. Подготавливайте списки вопросов заранее, разделяйте их по типам встреч, и вы увидите, как эффективность вашего делового общения многократно возрастет.